Es la conversación más repetida en nuestras auditorías. La empresa ha migrado el correo y la documentación a Microsoft 365, todo funciona, y se da por hecho que los datos están respaldados porque «están en la nube». No es así, y la propia Microsoft lo documenta con claridad.
El modelo de responsabilidad compartida
Microsoft se responsabiliza de la disponibilidad del servicio: que la plataforma funcione, que exista redundancia de infraestructura y que no se pierdan datos por un fallo de su hardware. La responsabilidad sobre el contenido —lo que usted crea, modifica o elimina— es del cliente.
Disponibilidad del servicio no equivale a recuperabilidad del dato.
La distinción es relevante porque los incidentes que afectan a una pyme rara vez son caídas de centro de datos. Son borrados, sobrescrituras, cuentas comprometidas y cifrado por ransomware.
Los límites reales de las herramientas nativas
Microsoft 365 incorpora mecanismos de recuperación. Son útiles y conviene conocerlos, pero tienen ventanas temporales definidas y no están diseñados como sistema de copia:
- Papelera de reciclaje. Dos niveles, con retención limitada. Pasado ese plazo el elemento se elimina definitivamente.
- Histórico de versiones. Conserva un número determinado de versiones por documento. Un proceso que modifique el archivo repetidamente puede agotar ese histórico.
- Retención y litigation hold. Pensados para cumplimiento normativo, no para restaurar con rapidez una estructura de carpetas completa a una fecha concreta.
- Elementos recuperables de buzón. Igualmente acotados en el tiempo.
Ninguno de estos mecanismos permite responder con garantías a la petición habitual tras un incidente: «devuélvame la carpeta del proyecto tal y como estaba el martes pasado».
El caso que más daño hace: la sincronización
OneDrive sincroniza. Es su función. Si un equipo se infecta y el ransomware cifra los archivos de la carpeta sincronizada, el cliente de OneDrive interpreta que esos archivos han sido modificados y propaga los archivos cifrados a la nube. Lo mismo ocurre con las bibliotecas de SharePoint sincronizadas en estaciones de trabajo.
Microsoft ofrece una función de restauración de archivos que permite revertir un OneDrive a un punto anterior dentro de la ventana de retención. Funciona, pero depende de detectar el incidente a tiempo, actúa sobre el conjunto y no resuelve el caso de bibliotecas de SharePoint con permisos complejos.
Qué debería cubrir una copia de Microsoft 365
- Externa al tenant. Si la copia vive dentro del mismo entorno que protege, comparte su superficie de riesgo: una cuenta de administrador comprometida alcanza a ambos.
- Cifrada en origen. Los datos deben salir ya cifrados, con clave bajo control del cliente o de su proveedor, nunca del almacén.
- Inmutable durante la retención. Con bloqueo de objeto, de modo que ni unas credenciales robadas permitan borrar o sobrescribir las versiones guardadas.
- Versionada y restaurable a fecha. Capaz de reconstruir una biblioteca completa, una carpeta o un único archivo en el estado de un día determinado.
- Con permiso mínimo. El acceso al tenant debe limitarse a los sitios autorizados, no concederse de forma global.
- Supervisada. Una copia que nadie revisa no es una copia: es una suposición.
Qué comprobar esta semana
Sin contratar nada, cualquier responsable puede verificar tres cosas:
- Si existe copia de las bibliotecas de SharePoint y de los OneDrive del personal, y dónde se almacena.
- Cuál es la retención efectiva configurada en papelera e histórico de versiones.
- Cuándo se realizó la última restauración de prueba. Si la respuesta es «nunca», el sistema de copia no está validado.
Cómo lo resolvemos
RemoteBackup copia bibliotecas de SharePoint Online y los OneDrive del tenant a un almacenamiento externo, cifrado en origen e inmutable, con informe consolidado por biblioteca y supervisión diaria. El acceso se concede con permiso restringido al sitio autorizado y sin instalar nada en el tenant.